Getting Things Done (GTD)

Zeit ist immer kostbar, der Tag hat scheinbar nie genügend Stunden für die Erledigung aller anstehenden Aufgaben. Aufgaben sammeln sich gewöhnlich im Laufe des Tages an und die Aufgaben, die man heute nicht geschafft hat und die nun bis morgen warten müssen, können schnell überfordern. Das Erfolgsgeheimnis für die Erledigung aller anstehenden Aufgaben ist effektive Planung und Priorisierung.

Getting Things Done (GTD)

David Allen ist sehr bekannt für sein "Getting Things Done" Prinzip. Der GTD Fokus ist alle Aufgaben in relevante Gruppen einzuteilen, um diese dann zur selben Zeit zu erledigen. Auf der Webseite http://www.davidco.com/ präsentiert David Allen die Grundlagen des GTD Konzeptes und sagt, dass der menschliche Verstand nicht dazu konzipiert ist, uns an Aufgaben und deren Fälligkeitstermine zu erinnern, stattdessen ist es ideal für die Erledigung von Aufgaben geeignet. Herr Allen ist überzeugt, dass GTD den Anwendern die Möglichkeit gibt, die Erledigung von Aufgaben im Voraus zu planen, ähnliche Aufgaben zu gruppieren und diese erforderlichen Aufgaben dann zur selben Zeit zu erledigen. Die logische Kopplung von Aufgaben hilft dem Verstand sich auf Speicherung, Verfolgung und Abrufen der Informationen, die zur Ausführung der Aufgaben bis zur Fertigstellung nötig sind, zu konzentrieren, anstatt Ressourcen zu verschwenden, indem man versucht sich zu erinnern, was gemacht werden muss. Außerdem werden die Kosten, die durch Aufgabenwechsel entstehen auf ein Minimum reduziert.

Meine persönliche Erfahrung

David Allen präsentiert die GTD Methode als eine von vielen verschiedenen Herangehensweisen, die man zur Erledigung von Aufgaben verwenden kann. Alle bekannten Methoden haben Ihre eigenen Stärken und Schwächen. Letztendlich ist die beste Methode zur Erledigung von Aufgaben, sich einfach auf die Erledigung zu konzentrieren und dann die Disziplin zu haben sie auch bis zum Ende durchzuführen.

Original: http://www.agilefokus.de/getting-things-done.html

Bad Multitasking

Eines der Hauptziele von Methoden zur fortlaufenden Prozessverbesserung ist es, die Erledigung von Aufgaben effizienter zu machen. Durch die Vereinfachung der Schwerpunktsetzung des Prozesses und durch die Aufgliederung in die Grundbestandteile können Unternehmen Zeit und Ressourcen, die zur Herstellung von Produkten oder Implementierung von Diensten nötig sind, reduzieren. In der heutigen Geschäftswelt wird die Tugend des Multitasking meistens schon als Voraussetzung angesehen. Außerdem wird die Fähigkeit des Multitasking von vielen Unternehmen gefordert. Das Problem beim Multitasking ist jedoch, dass man die Vorbereitungszeit für jeden Aufgabenwechsel berücksichtigen muss, dieses führt zum sog. schlechten Multitasking, da die Leistung der Aufgabenausführung reduziert ist.

Was macht Multitasking so schlecht?

Die Engpasstheorie besagt, dass die Produktivität an einem bestimmten Punkt während eines Prozesses eingeschränkt sein wird. Die Einschränkung muss dann gleich erkannt und ausgeräumt werden, damit die Auswirkung auf die Effizienz Ihres Geschäftsablaufs minimiert werden kann. Schlechtes Multitasking dient als ideale Basis für die Erklärung der Engpasstheorie. Die meisten Personen arbeiten am besten und am wirtschaftlichsten, wenn sie sich jeweils auf nur eine Aufgabe konzentrieren müssen. Der Grund dafür ist, dass man alle geistigen Fähigkeiten für die derzeitige Herausforderung einsetzen kann. Wenn Multitasking stattfindet, wird die mögliche Aufmerksamkeit, die eine Person zur Bearbeitung eines Falls aufbringen kann, für Lösung der einzelnen Probleme mit jeweils nur einem Teil der intellektuellen Fähigkeiten, erfolgen. Wenn mehr als zwei Aufgaben ins Spiel kommen, wird die Konzentration der Person noch weiter beeinträchtigt.

Wie man Multitasking vermeidet

Wenn Sie also eine Initiative zur kontinuierlichen Prozessverbesserung durchführen möchten, sollten sich die Mitglieder Ihres Teams immer nur jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren. Beachten Sie, dass es am effizientesten ist, erst eine Aufgabe zu beenden, bevor die nächsten begonnen werden. Geben Sie Ihrem Team die Möglichkeit sich auf eine einzige Aufgabe zu konzentrieren und vergeben Sie keine weiteren Arbeiten während laufender Projekte. Viele Methoden bieten starke Werkzeuge zur Begrenzung von Multitasking: Kanban zeigt das Prinzip der Begrenzung der laufenden Arbeiten, im agilen Verfahren Scrum hat man die sog. "Definition of Done", die eine genaue Definition verwendet, die entscheidet, ob eine Aufgabe wirklich abgeschlossen ist und die Engpasstheorie verwendet Reserven besonders zur Verhinderung von Engpässen durch Multitasking.

Meine persönlichen Erfahrungen

Jeder Aufgabenwechsel kostet Sie in umfangreichen Bereichen wie z. B. Entwicklung oder technischer Planung ca. 15 Minuten Vorbereitungszeit. Wenn Sie an 2-3 Projekten gleichzeitig arbeiten, verringert sich Ihr Effizienzfaktor auf weniger als 50%. Lassen Sie das nicht zu! Konzentrieren Sie sich auf weniger Dinge und bearbeiten Sie diese mit voller Konzentration. Beginnen Sie erst das nächste Projekt, wenn das vorherige komplett abgeschlossen ist. Sie werden am Ende des Tages eine sehr viel höhere Leistungsfähigkeit feststellen.

Original: http://www.agilefokus.de/bad-multitasking.html

Das Parkinsonsche Gesetzt und das Studentensyndrom

Eins der Erfolgsgeheimnisse zur effektiven Bearbeitung eines jeden Projekts, egal ob es eine Schulaufgabe oder ein Multi-Millionen-Dollar-Projekt ist, liegt in der Planung. Geschäftsführer sind stark gefragt, da ihre Qualifikationen bescheinigen, dass sie Projektplanung und Management beherrschen. Diese Fähigkeit der Steuerung von Aufgaben bedeutet Geld für Geschäftsinhaber. Manchmal stehen Geschäftsführer sowie Angestellte schwierigen Entscheidungen gegenüber. Nicht alle Aufgaben erfordern die dafür eingeplante Zeit zur Fertigstellung. Projektmanager sind hier keine Ausnahme. Nicht selten schätzt man eine Aufgabe ab und legt eine bestimmte Stundenzahl für die konzentrierte Bearbeitung und Fertigstellung fest. Allerdings stellt man im Nachhinein häufig fest, dass die Aufgabe weniger kompliziert ist als erwartet und nur zwei Drittel der geplanten Zeit erforderlich ist. Man mag dann versucht sein, die Arbeiten in die Länge zu ziehen, um den ursprünglichen Voranschlag zu rechtfertigen, jedoch ist dies eine höchst ineffiziente Reaktion. Hier greift dann das Parkinson'sche Gesetz.

Parkinson's Gesetz

Gemäß der Engpasstheorie haben wir immer einschränkende Faktoren. In diesem Fall ist es einfach nicht die Zeit, die zur Erledigung der Aufgabe benötigt wird. Das Parkinson'sche Gesetz besagt, dass man nicht mehr an einer Aufgabe arbeiten soll, wenn sie abgeschlossen ist. Also ziehen Sie nichts in die Länge, sodass Sie mehr Zeit dafür benötigen. Benutzen Sie diese zusätzliche Zeit für die nächste Aufgabe. Wenn dieses häufig vorkommt, sollten Sie vielleicht die Methode, die Sie zur Einschätzung des Zeitaufwandes verwenden, überprüfen.

Das Studentensyndrom

Die meisten von uns mussten das Studentensyndrom bereits erleiden. Dieses Syndrom repräsentiert lediglich den Hang von Personen, sich nicht auf auszuführende Dinge zu konzentrieren bis, kurz bevor sie fällig sind. Dieses Syndrom hat seinen Namen von Studenten, da dieses Syndrom sehr häufig in den Schulen unseres Landes zu sehen ist. Die meisten Studenten konzentrieren sich erst im letztmöglichen Moment auf Studienarbeiten und geben daher häufig mangelhafte Arbeiten ab. Die Realität dieser Situation ist, dass die Gewohnheiten die wir als Jugendliche lernen, uns ins Erwachsenenalter folgen. Gemäß der Engpasstheorie führt die Unfähigkeit der eigenen effektiven Aufgabenplanung eines Großteils des Personals zu Engpässen im Bezug auf die Arbeitsleistung dieser Angestellten zur Erledigung der Arbeit. Wenn wir also die bewährten Methoden des Project Management Institutes befolgen wollen, müssen wir das Studentensyndrom mithilfe der Engpasstheorie identifizieren und somit die potenzielle Auswirkung für das Unternehmen erkennen und Abhilfe schaffen.

Meine persönliche Erfahrung

Sobald das Parkinson'sche Gesetz und das Studentensyndrom in einem Unternehmen festgestellt wurden, müssen sie behandelt werden und können nur ausgeräumt werden, wenn die Person bzw. das Unternehmen speziell umgeschult wird. Geben Sie Ihrem Team die Erlaubnis eine Aufgabe abzuschließen, wenn sie "gut genug" ist, denn das wird Vergoldung bzw. Verschwendung und die negativen Einflüsse des Parkinson'schen Gesetzes vermindern. Beginnen Sie immer gleich, nachdem all Ihre Vorgänger ihre Aufgaben beendet haben mit Ihrer Arbeit, um das Studentensyndrom zu vermeiden.

In einem der nächsten Posts werde ich aufzeigen, wie das Parkinson'sche Gesetz und das Studentensyndrom in Projekten mithilfe des Projektmanagements der kritischen Kette, vermieden werden können.

Original: http://www.agilefokus.de/parkinsons-law.html